Privacy gewaarborgd

Wanneer u gebruikt maakt van de ADD doorstuurservice voor uw post, kunt u ervoor kiezen om uw post digitaal te laten maken in één van onze scancentrums. Hier maken we gebruik van hightech apparatuur om uw post in te scannen en aan u door te zenden. Hierdoor heeft u direct beschikking over uw post en kunt u het zelfs op uw smartphone bekijken. De originele post bewaren wij in uw postbus, zodat u het op een later tijdstip kunt komen ophalen of we sturen het alsnog aan u door. 

 

Hoewel de scanservice ideaal is voor uw bedrijf, kunnen wij ons voorstellen dat u graag meer wilt weten over de waarborging van uw privacy, ook wel het briefgeheim genoemd. Bij ADD staat veiligheid en betrouwbaarheid bovenaan. We garanderen dan ook dat uw privacy gewaarborgd is. 

 

Wie krijgt de inhoud van mijn post te zien?

Alleen een geautoriseerde medewerker opent uw post om deze vervolgens door het scancentrum te halen. Deze medewerker heeft geen belang in uw organisatie en behandeld dagelijks meerdere stukken. Hij/zij is dan ook niet geïnteresseerd in de inhoud van uw post. Daarnaast heeft deze medewerker een geheimhoudingsplicht. Zo wordt uw privacy gewaarborgd. 

 

Zodra uw post in gescand is, kan ook de geautoriseerde medewerker er niet meer bij. De post is dan versleuteld.

 

De geautoriseerde medewerker werkt op een afgesloten afdeling. Er is geen ander personeel dat deze ruimte kan betreden. Zo weet u zeker dat uw post niet in verkeerde handen valt. 

 

ADD biedt als extra dienst aan om uw post na het inscannen zowel digitaal als fysiek te archiveren. Het digitaal archief bevindt zich in een veilige internetomgeving. Medewerkers hebben geen toegang tot deze omgeving, omdat deze versleuteld is. De fysieke post wordt op een beveiligde plek in het Business Center voor u bewaard. Deze plek is beveiligd tegen zowel brand als diefstal. 

 

Waarom kan mijn post niet automatisch geopend en gescand worden?

Brieven zijn er in alle soorten en maten. Er is geen computer of machine die zo te programmeren is dat alle verschillende soorten enveloppen op de juiste manier geopend worden. De kans dat post verscheurd of langs de verkeerde kant opengesneden wordt is dan erg groot. Het is tevens mogelijk dat niet alle bladen uit een envelop gescand hoeven te worden. 

 

Daarnaast ontvangt uw onderneming niet alleen belangrijke post, maar ook veel reclame. Het is volkomen nutteloos om deze in te scannen. Een computer of machine kan echter geen onderscheid maken tussen nuttige en nutteloze post. 

 

Doordat we ons werk goed willen uitvoeren en de kwaliteit van onze dienstverlenging willen garanderen, is het dus niet mogelijk om dit proces te automatiseren. 

 

Uw privacy gewaarborgd

Binnen ons scancentrum hebben wij alle nodige maatregelen en voorzieningen getroffen om uw post zo veilig mogelijk te behandelen of te bewaren. Wat betreft het mensenwerk vertrouwen wij volledig op de deskundigheid van ons personeel. Over het briefgeheim hoeft u zich dus geen zorgen maken. Uw privacy is gewaarborgd.